Im Zusammenhang mit dem dStore ist allgemein von einer „Personenverwaltung“ die Rede. Das hat einen einfachen Grund: Im System stehen die gleichen Funktionalitäten für die Verwaltung jeglicher personenbezogener Daten zur Verfügung, seien die Personen nun Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter.

Alle im System verwalteten Personen sind bestimmten Personentypen zugeordnet. Auf diese Weise wird nicht nur die „Art“ jeder Person festgelegt, sondern auch, welche Personenmerkmale sie haben kann. Einige Personentypen sind bereits vordefiniert, insgesamt können bis zu 255 Personentypen frei konfiguriert werden. Typische Beispiele für Personentypen sind:

• Accounts (Dieser Personentyp ist im Standard bereits nach dem Best-Practice-Prinzip vorkonfiguriert)
• Privatkunden
• Rechnungsadressen
• Lieferanten, Lieferadressen
• Mitarbeiter
• Interessenten
• Firmenkunden
• Ansprechpartner

Für jeden Benutzer des Systems kann festgelegt werden, auf welche Personentypen er zugreifen kann. Beispielsweise kann Mitarbeitern im Einkauf ausschließlich der Zugriff auf die Daten von Lieferanten gewährt werden.

Zu jeder Person können mehrere Personenmerkmale erfasst werden, die durch den Personentyp festgelegt sind. Diese Merkmale sind in Kategorien gut übersichtlich angeordnet.

Neben den vom System vorgegebenen Personenmerkmalen können weitere in beliebiger Zahl konfiguriert werden. Für jedes Merkmal wird festgelegt, in welchem Datenformat die Informationen vorliegen müssen (Text, Zahl, Datum), ob die Werte eindeutig sein müssen (z. B. Kundennummer), ob die Information eine Pflichtangabe ist (z. B. Name) und ob nur vordefinierte Werte verwendet werden dürfen (z. B. Geschlecht).

Die Werte der Personenmerkmale können beliebig lange Textnotizen sowie Binärdaten umfassen. Die wichtigsten Anwendungsfälle hierfür sind interne Vermerke zu einem Kunden sowie Bilder von Community-Mitgliedern.

Die dStore SmartEngine führt zu jeder Person eine Historie. Aus ihr ist ersichtlich, wann und von wem die Person angelegt und zuletzt bearbeitet wurde. Darüber hinaus kann eine Merkmal-Historie für wichtige Personenmerkmale aktiviert werden, um beispielsweise Adressänderungen von Kunden nachvollziehen zu können.

Für Personenmerkmale gibt es einstellbare Zugriffsbeschränkungen für Benutzer und Gruppen. Die Zugriffsbeschränkungen steuern neben dem Anlegen, Löschen und Bearbeiten von Eigenschaften auch die Leseberechtigung. Damit ist es z.B. möglich nur bestimmten Sachbearbeitern Zugriff auf die ersten x Stellen der Kontonummer zu geben.

Die Indizierung der Personendaten erlaubt eine schnelle Suche nach Personen. Dabei werden folgende Sucharten unterstützt – einzeln wie auch in Kombination:

• Exakte Suche: z. B. Kundenummer „122343“, männliche Kunden aus München
• Mustersuche: z. B. Kunden, deren Name mit „Meier“ beginnt, oder Community-Mitglieder, die an irgendeinem Tag im Mai Geburtstag haben
• Suchen in Datumsbereichen: z. B. Neue Kunden der letzten zwölf Monate
• Sprachliche Ähnlichkeit („Soundex“): z. B. unscharfe Suche bei Ortsnamensuche

Zur Vereinfachung in der Bedienung können verschiedene Suchen im admin_SmartGate gespeichert und im Routinebetrieb immer wieder verwendet werden. Beispiel: Kundensuche nach Name und PLZ.

Personen können zu den verschiedensten Zwecken in Gruppen zusammengefasst werden. Beispiele sind die Gewährung von Sonderrabatten oder das Einräumen zusätzlicher Rechte in Kundenforen:

* Kunden-Umsatz („ABC-Kunden“)
* Community-Administratoren

Kunden können sowohl manuell als auch nach frei konfigurierbaren Regeln automatisch einer Gruppe zugeordnet werden.

Die dStore SmartEngine ermöglicht es, Personen miteinander in Beziehung zu setzen und dabei eine Rangfolge festzulegen. In der Konfiguration einer „Beziehungsart“ (z. B. Freunde, geworbene Kunden) kann festgelegt werden, ob ausschließlich ein Sachbearbeiter entsprechende Änderungen vornehmen darf oder ob die Person dies auch selbst tun kann. Personenbeziehungen dienen nicht nur der Funktionalität, etwa dem Anlegen von Freundeslisten in einer Community. Sie sind auch nützlich für Verkaufsanalyse und Marketing (z. B. Freundschaftswerbung und Sammelbestellungen) oder für die Hinterlegung von Lieferanschriften zu Kunden.

Beispiele für Beziehungen:

Mit der Dublettenprüfung des dStore lässt sich vermeiden, dass eine Person doppelt im System vorhanden ist. Die Überprüfung anhand frei konfigurierbarer Parameter findet immer dann statt, wenn eine Person neu angelegt oder geändert wird.

Die bei der Überprüfung gefundenen, mutmaßlichen Dubletten können entweder gelöscht oder als unterschiedliche Personen akzeptiert werden. Bei der Löschung können selektiv Informationen der Dublette sowie alle Auftragsdaten übernommen werden.

Bei der Konfiguration der Dublettenprüfung stehen alle Parameter der Personensuche zur Verfügung. Die Prüfung kann beispielsweise so angelegt werden, dass eine Person immer dann als Dublette markiert wird, wenn Vorname, Nachname, die ersten 10 Zeichen der Straße, die PLZ und das Land mit den Daten anderer Personen übereinstimmen. Obwohl die Dublettenprüfung in der Regel nur bei Personen des Typs „Kunde“ sinnvoll ist, steht sie natürlich für alle Personentypen zur Verfügung.

Für die Prüfung von Adressen können die Frachtleitdaten von DHL¹⁾ in das System eingelesen werden. Die Prüfung und interaktive Korrektur der Adresse ist somit direkt im System integriert.

Mit dem xml_SmartGate steht eine Schnittstelle zum Export von Personen in Fremdsysteme bereit. Dabei können alle neu angelegten und geänderten Personen übergeben werden, z. B. um Online-Adressänderungen von Kunden in das Hauptsystem zu übernehmen.

Ebenfalls können Kundendaten über das xml_SmartGate in das System eingelesen werden. Auf diese Weise kann der komplette Kundenstamm importiert werden oder lediglich aktualisierte E-Mail-Adressen.

Das System kann die Aktivitäten jeder Person und jedes Besuchers erfassen. Diese Protokollierung zur späteren Auswertung ist besonders für Onlineshops interessant. Die registrierten Aktivitäten sind:

• Produktansichten: Welche Produkte und Artikelgruppen wurden angeschaut?
• Kaufinteressen: Welche Produkte in welcher Menge und zu welchem Preis wurden in den Warenkorb gelegt?
• Bestellungen: Welche Produkte in welcher Menge und zu welchem Preis wurden bestellt? (Hier werden auch später stornierte Bestellungen berücksichtigt, die normalerweise nicht in die Statistik eingehen.)
• Aufträge: Welche Aufträge hat der Kunde platziert?
• Auftragsstatus: Welche Statuswechsel hat der Kunde an seinen Aufträgen durchgeführt?
• Personendatenänderungen: Wann hat der Kunde sein Stammdaten bearbeitet?

Die für einen Kunden aufgezeichneten Daten können später abgerufen werden. Darüber hinaus können sie als Grundlage für verschiedene Reports dienen. Viele Statistiken stehen zudem in Echtzeit zur Verfügung, da bereits bei der Aufzeichnung Kumulierungen vorgenommen werden.